Artikel 1 – Vaststelling en reikwijdte reglement
1. Dit reglement heeft ten doel de werkwijze van de Stichting Hilversum Verbonden, hierna de stichting, vast te leggen.
2. Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van het bestuur van de Stichting Hilversum Verbonden, hierna het bestuur, d.d. eenendertig oktober 2013. Dit reglement kan bij besluit van het bestuur worden gewijzigd.
3. Dit reglement geeft, in aanvulling op de statutaire bepalingen, regels met betrekking tot aangelegenheden van het bestuur, welke regels door het bestuur, dan wel door ieder lid van het bestuur afzonderlijk, dienen te worden nageleefd.
4. Naast de leden van het bestuur dienen ook de leden van de in artikel twee genoemde Raad van Advies te verklaren in te stemmen met de inhoud van dit reglement en de daarin opgenomen regels voor zover die hun betreffen, te zullen naleven.
5. Bij strijd tussen dit reglement en de inhoud van de statuten, prevaleren de bepalingen van de statuten.
6. Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het jaarverslag. Tevens wordt het reglement geplaatst op de website van de stichting.
Artikel 2 – Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
1. De stichting: de Stichting Hilversum Verbonden, gevestigd te Hilversum;
2. De Raad van Advies: de Raad van Advies van de stichting;
3. Het reglement: het bestuursreglement van de stichting;
4. De statuten: de statuten van de stichting;
5. De voorzitter: de voorzitter van het bestuur van de stichting.
6. Het bestuur: het bestuur van Stichting Hilversum Verbonden
Artikel 3 – Taken en bevoegdheden van het bestuur
1. Overeenkomstig artikel zes lid een van de statuten is het bestuur belast met het besturen van de stichting. Dit houdt onder meer in dat zij verantwoordelijk is voor de realisatie van de statutaire en andere doelstellingen van de stichting, de strategie en het beleid. Het bestuur vraagt hierover zonodig advies aan de Raad van Advies.
2. De taken en bevoegdheden van het bestuur liggen vast in de functiebeschrijvingen.
3. Het bestuur is bevoegd alle rechtshandelingen/uitgaven te verrichten die passen binnen de vastgestelde bestedingsregels van de stichting.
4. Het bestuur informeert de Raad van Advies minimaal over de in artikel tien genoemde zaken
5. Het bestuur bevordert actief -intern en extern- informatieverstrekking over de activiteiten van de stichting.
6. Het bestuur biedt openheid over het beleid, de activiteiten en de prestaties van de stichting. Het bestuur legt daarvoor minimaal verantwoording af aan betrokkenen via een op haar website gepubliceerd jaarverslag en staat bij het concipiëren, ontwikkelen en uitvoeren van zijn beleid open voor de opvattingen van bij de stichting betrokken organisaties en personen.
7. Het bestuur bevordert dat de vrijwilligers en medewerkers niet alleen intern maar ook extern verantwoording afleggen over hun handelen, zulks met inachtneming van de vigerende wet en regelgeving.
8. De leden van het bestuur zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van de uitoefening van hun functie krijgen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen als strikt vertrouwelijk behandelen en niet aan derden naast leden van de Raad van Advies openbaar maken, ook niet nadat het lidmaatschap van het bestuur is beëindigd.
Artikel 4 – Samenstelling Raad van Advies
1. Het bestuur benoemt de leden van de Raad van Advies.
2. Het bestuur bepaalt de grootte van de Raad van Advies, waarbij zij aangetekend dat de Raad van Advies maximaal uit tien leden bestaat en dat zij zodanig samengesteld moet zijn dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen.
3. Een lid van de Raad van Advies zal defungeren indien hij niet meer kan functioneren binnen de in dit reglement vastgelegde werkwijze van de Raad van Advies.
4. Een lid van het bestuur kan niet tegelijkertijd de functie vervullen van lid van de Raad van Advies.
5. Een lid van de Raad van Advies kan gelijktijdig op andere wijze betrokken zijn bij de stichting.
Artikel 5 – Werkwijze Raad van Advies
1. Ter verwezenlijking van het doel en de doelstelling van de Stichting, adviseert de Raad van Advies het bestuur over het beleid, de werkwijze en de financiële besluiten van de stichting.
2. De Raad van Advies functioneert tevens als comité van aanbeveling voor de stichting
3. Het bestuur is geen verantwoording verschuldigd aan de Raad van Advies, maar dient haar wel nauwkeurig te informeren over wat er speelt binnen de stichting, zie verder artikel tien
4. De Raad van Advies komt twee tot vier maal per jaar bijeen
5. De Raad van Advies gaat over haar eigen functioneren
6. De leden van de Raad van Advies zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van de uitoefening van de functie krijgen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk is te beschouwen als strikt vertrouwelijk behandelen en niet aan derden naast het bestuur openbaar maken, ook niet nadat het lidmaatschap van de Raad van Advies is beëindigd.
7. De leden van de Raad van Advies ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden en adviezen
Artikel 6: Boekjaar, balans en winst- en verliesrekening
1. Het boekjaar van Stichting Hilversum Verbonden loopt van één januari tot en met eenendertig december van het kalenderjaar.
2. Na afloop van elk boekjaar, alsmede bij het beëindigen van Stichting Hilversum Verbonden in de loop van enig boekjaar, worden de boeken van Stichting Hilversum Verbonden afgesloten en wordt een balans en winst- en verliesrekening (hierna jaarrekening) opgemaakt. De bestuursleden tekenen deze ten bewijze van goedkeuring en van onderlinge decharge binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, of, ingeval Stichting Hilversum Verbonden ontbonden wordt, binnen drie maanden na het ontbindingsbesluit van de stichting.
3. De jaarrekening zal ongeacht de ondertekening in ieder geval bindend zijn, na het verstrijken van een maand na goedkeuring in een bestuursvergadering zoals omschreven in de Statuten, tenzij een bestuurslid binnen deze termijn schriftelijk bezwaar heeft gemaakt bij de secretaris en/of de voorzitter.
4. Het opmaken van de jaarrekening is een taak van de penningmeester
Artikel 7: Financiële zaken
1. Ieder bestuurslid is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan voor de stichting, waarvan het belang of de waarde een bedrag van € 200,- (tweehonderd) niet te boven gaat, tenzij dit niet met het doel van de stichting in verband staat en waarbij altijd een betalingsbewijs overlegd kan worden. Splitsing van de overeenkomst teneinde de werking van deze bepaling te ontgaan is daarbij niet toegestaan.
2. De aangegane verplichtingen dienen zo spoedig mogelijk aan de penningmeester doorgegeven te worden en de rechtshandelingen dienen op de eerstvolgende bestuursvergadering ter accordering aan het bestuur voorgelegd te worden.
3. Aan het aangaan van financiële verplichtingen die het belang of de waarde een bedrag van € 200,- (tweehonderd) te boven gaan, dient een bestuursbesluit vooraf te gaan, tenzij aan een van de in lid vier of lid vijf omschreven uitzonderingen voldaan is.
4. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester zijn gemachtigd rechtshandelingen te verrichten voor de stichting tot een bedrag van € 1.500,- (vijftienhonderd) mits minimaal een ander bestuurslid hiermee schriftelijk akkoord is gegaan. Deze rechtshandelingen dienen op de eerstvolgende bestuursvergadering ter accordering voorgelegd te worden.
5. Drie bestuursleden tesamen zijn gemachtigd rechtshandelingen te verrichten voor de stichting tot een bedrag van € 3.000,- (drieduizend). Deze rechtshandelingen dienen op de eerstvolgende bestuursvergadering ter accordering voorgelegd te worden.
6. Overige betrokkenen bij de activiteiten van de stichting kunnen slechts financiële verplichtingen aangaan voor de stichting indien zij daartoe mandaat hebben gekregen van het stichtingsbestuur
7. In aanvulling op het bestuursreglement bestaan er ook bestedingsregels voor Stichting Hilversum Verbonden die geacht worden integraal onderdeel uit te maken van dit bestuursreglement.
Artikel 8 – Tegenstrijdige belangen
1. Besluiten tot het aangaan van transacties door de stichting waarbij tegenstrijdige belangen van leden van het bestuur kunnen spelen, die van materiële betekenis zijn voor de stichting en/of voor de betreffende leden van het bestuur, behoeven advies van de Raad van Advies.
2. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarin één van de leden van het bestuur persoonlijk een materieel/financieel belang houdt.
3. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarvan (één van de leden van) het bestuur bloed- of aanverwant tot en met de zesde graad verhouding heeft.
4. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarbij een lid van het bestuur een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.
5. De stichting verstrekt aan haar bestuurders geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke.
Artikel 9 – Vergaderingen en besluitvorming
1. Voor de vergadermomenten, de leiding van de vergaderingen, de notulen, de oproeping, de plaats van de vergadering en de toelating wordt verwezen naar de statuten.
2. De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven op zodanige wijze, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden van het bestuur een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voor zover relevant, ter vergadering besprokene.
3. Besluitvorming ter vergadering vindt plaats conform artikel vijf lid een t/m vier van de statuten.
4. Besluitvorming buiten vergadering kan plaatsvinden conform artikel vijf lid vijf van de statuten.
5. In geval van een conflict tussen de Raad van Advies en het bestuur, zal het Bestuur, een gemeenschappelijke vergadering van beide organen bijeenroepen, waarin naar consensus zal worden gestreefd. De desbetreffende vergadering zal worden geleid door een door de voorzitter van het bestuur aan te wijzen persoon.
Artikel 10 – Informatievoorziening Raad van Advies
1. Overeenkomstig dit bestuursreglement verschaft het bestuur de Raad van Advies tijdig de voor de uitvoering van diens taken en bevoegdheden noodzakelijke gegevens en voorts aan ieder lid van de Raad van Advies alle inlichtingen betreffende de aangelegenheden van de stichting die deze mocht verlangen. De Raad van Advies kan het bestuur aanwijzingen geven omtrent de soort te verschaffen informatie, alsmede omtrent de wijze en frequentie van informatieverstrekking.
2. Het bestuur meldt conflicten c.q. –geschillen van het bestuur met medewerkers of vrijwilligers aan de Raad van Advies.
3. Het bestuur verstrekt de Raad van Advies in ieder geval periodiek informatie over:
> Ontwikkelingen op het gebied van de activiteiten en het beleid van de stichting;
> Problemen en conflicten van enige betekenis in de organisatie;
> Problemen en conflicten van enige betekenis in de relatie met derden, zoals overheid en samenwerkingspartners;
> Kwesties, waarbij de stichting op enigerlei wijze in de publiciteit is gekomen, dan wel waarvan verwacht wordt dat ze in de publiciteit komen.
> Het realiseren van het doel en de doelstelling van de stichting
> Wijziging van het bestuursreglement van het bestuur;
> Wijziging van de bestedingsregels van de stichting
> Wijziging van de statuten van de stichting
> Het verbinden van de naam en het beeldmerk aan initiatieven of activiteiten
> Het starten en/of voortzetten en/of eindigen van gerechtelijke procedures
Aldus vastgesteld en goedgekeurd en voor akkoord getekend
Hilversum, november 2013
Aernoud Olde
Voorzitter Bestuur Stichting Hilversum Verbonden